1. Yleistä
Tämä tietosuojaseloste antaa EU:n tietosuoja-asetuksen (”Tietosuoja-asetus”) edellyttämiä tietoja rekisteröidylle.
2. Rekisterin pitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot
Arma Aboa ry
Y-tunnus: 1010686–1
Rätiälänkatu 17 B 29, 20810 Turku
3. Rekisterin nimi
Arma Aboa ry:n järjestämän toiminnan hallintaan tarkoitettu rekisteri, jossa rekisteröitynä ovat seuran järjestämään toimintaan ilmoittautuneet jäsenet.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste
Oikeusperusteina ovat sopimuksen täytäntöönpano sekä asialliseen yhteyteen perustuva rekisterinpitäjän oikeutettu etu, jota voidaan soveltaa tietyin edellytyksin siltä osin, kun kyseessä on sellainen käsittelytoimi, jota ei voida tehdä sopimussuhteen perusteella.
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja jäsenistä: Nimi, syntymäaika, sukupuoli, yhteystiedot, ammatti ym. yhdistyksen jäsenanomuskaavakkeessa mainittuja asioita.
Rekisterin tietoja käytetään seuran toiminnan toteuttamiseen kuten syys- ja kevätkokoukseen kutsumiseen ja tilaisuuksiin kutsumiseen, tiedotteiden lähettämiseen, seuraviestintään sekä analysointiin, tilastointiin ja tilastojen julkaisuun. Tietoja voidaan myös rekisteröidyn suostumuksella käyttää sähköiseen suoramarkkinointiin.
5. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit
Henkilöiden tietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 4 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön ja Arma Aboa ry:n määräysten mukaisesti. Lisäksi Arma Aboa ry toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoitukseen nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.
6. Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät
Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa. Rekisteröidyn suostumuksella henkilötietoja voidaan luovuttaa Arma Aboa ry:n yhteistyökumppaneille.
7. Henkilötietojen siirtäminen
Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä, mutta tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Rekisterinpitäjä tekee asianmukaisen tietosuojan ja -turvan varmistamiseksi tietosuoja-asetuksen edellyttämän sopimuksen käyttämiensä henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.
8. Henkilötietojen lähteet
Arma Aboa ry:n rekisterit, tapahtumajärjestäjän tai henkilön itsensä hallinnointijärjestelmään syöttämät tiedot.
9. Rekisteröidyn oikeudet
9.1 Tarkastus- ja siirto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty. Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallintomaksun rekisteröidyn pyytämistä lisäjäljennöskappaleista. Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen.
9.2 Tietojen korjaaminen, poistaminen sekä käsittelyn vastustaminen
Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan ja hän voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä.
9.3 Oikeus peruttaa suostumus
Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
9.4 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.
9.5 Oikeuksien käyttäminen
Rekisteröidyt voivat tarkastaa tähän selosteeseen liittyvät omat tiedot toimittamalla pyyntö yllä mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Varaudu tarpeen mukaan todistamaan henkilöllisyytesi käyttäessäsi rekisteröidyn oikeuksia.
10. Henkilötietojen suojaus
Henkilötiedot sijaitsevat pääasiassa henkilötietojärjestelmässä. Henkilötietoihin pääsyoikeus on lähtökohtaisesti ainoastaan rekisterinpitäjien nimetyillä työntekijöillä, jotka ovat vaitiolovelvoitteen piirissä ja joilla on tarve käyttää rekisteriä tehtäviensä tekemiseen.
Henkilötietojen käsittely voidaan myös ulkoistaa osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin taataan sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. Henkilötietoja suojataan myös käyttöoikeuksien rajaamisella.
Kirjepostiosoite yhdistykselle:
Arma Aboa ry
Rätiälänkatu 17 B 29 20810 Turku